이메일 작성 방법, 용어와 노하우 소개

이메일 작성 방법, 용어와 노하우 소개

업무를 하면서 이메일 쓰는 일은 많이 줄었다고 하지만, 여전히 이메일은 많이 사용하는 소통 수단입니다. 특히 사내보다는 외부와 소통하기 위한 채널은 대부분 이메일입니다. 이력이 남는 점도 좋고, 상대방에게 우리 쪽이 쓰는 새로운 툴의 학습을 강요하지 않아도 됩니다.

 

많은 회사에서 이메일 작성하는 방법은 교육하지 않습니다. 공통 양식을 위해 프레임을 제공하는 회사들도 있지만, 여전히 본문 내용은 직접 작성해야 합니다. 이번엔 회사, 직장에서 이메일 작성하는 방법과 용어, 노하우, 유의사항 등을 알아봅니다.

 

작성 방법

공통사항

• 표준어를 사용합니다.
• 쉬운 단어를 사용합니다.
• 길지 않은 문장으로 씁니다.
• 정중한 말을 사용합니다.
• 수동태나 번역투는 사용하지 않습니다.
  • 진행 되어집니다. -> 진행됩니다.

제목

• 제목은 한 번에 내용을 알 수 있게 작성합니다.
• 인사말을 제목으로 사용하지 않습니다. 예시: 안녕하세요. 홍길동입니다.(X)
• 목적 있는 메일은 제목 말머리에 표시합니다.
  • [중요], [긴급], [보고], [협조요청], [문의], [제안], [회신요청] 등
• 외부에 보내는 메일은 [회사명] 등으로 제목 말머리에 표시합니다.
• 제목은 존댓말 사용이 필수가 아닙니다.

내용

• 인사말과 본인 소개를 합니다.
  • 간단한 인사와 소속과 직급을 작성합니다. 
  • 예시: 안녕하십니까, 홍길동님. (주)오리용매거진 종합운영팀 오리용입니다.
• 메일 목적 및 결론을 본문 상단에 명확한 표현으로 작성합니다.
  • 대부분의 비즈니스 문서는 두괄식으로 작성합니다.
  • 요청 메일일 경우 정중한 표현을 사용합니다.
  • 예시: 회신 주시면 좋을 것 같습니다.(X), 회신 부탁드립니다(O)
• 위 작성한 목적 및 결론에 대한 원인, 부가 설명, 추가 설명을 작성합니다.
  • 항목이 여러 개일 경우 항목마다 번호를 부여합니다.
• 기한이 있는 요청이나 회신인 경우 기한을 명시합니다.
  • 기한을 명시하지 않으면, 상대방은 3년쯤 뒤에 회신을 해도 괜찮다는 의미로 받아들입니다.
  • 예시: 내일(4월 21일) 오후 5시까지 회신 부탁드립니다.

• 첨부파일 설명
  • 첨부파일이 있는 경우, 파일 첨부를 먼저 하고 내용을 작성합니다. 파일을 누락하고 전송하는 실수를 방지합니다.
  • 첨부된 파일에 대해 설명합니다. 내용을 보고 수신자가 첨부된 파일 중 빠진 것이 있는지 알 수 있어야 합니다.
  • 문서 파일일 경우 PDF가 기본입니다. 한글, 워드, 엑셀 등을 보낼 경우는 읽기 전용으로 저장된 파일이 기본입니다.
  • 첨부 파일명을 정리합니다. 파일명의 띄어쓰기는 _로 설정합니다.
    • 예시: 오리용_20XX년_상반기_마케팅결과보고.pdf
• 끝 인사
  • 간단한 인사로 마무리합니다.
  • 날씨, 건강 관련 인사 등이 무난합니다.

이메일 용어

이메일에서 사용하는 용어들을 살펴봅니다.

 

참조(CC)

Carbon Copy의 줄임말입니다. 참조를 말합니다. 참조자를 추가하면, 메일 수신 시 참조에 추가된 이메일에도 같이 전송됩니다. 이메일 수신자는 참조자의 목록도 알 수 있습니다.

 

숨은참조(BCC)

Blind Carbon Copy의 줄임말입니다. 숨은 참조입니다. 숨은 참조를 추가하면, 메일 수신 시 함께 전송됩니다. 하지만 참조와 다른 점은 수신자에게는 표시되지 않습니다. 수신자는 모르는 참조자입니다.

 

RSVP

répondez s'il vous plaît에서 온 단어의 약자입니다. 해석하면 "답장해주세요(Please respond)"의 의미입니다. RSVP가 보인다면 회신을 해야 합니다.

 

FYI

For Your Information의 줄임말입니다. "참고하세요."의 뜻입니다.

 

그 외 용어

회사에서는 다양한 줄임말과 용어를 사용합니다. 추가 다른 용어들은 아래 글을 참고하세요.

https://oriyong.tistory.com/47

회사용어들을 알아보자

추가 노하우

참조와 숨은참조를 활용합니다.

참조와 숨은참조를 적절히 활용하세요. 참조는 수신자도 아는 만큼 정보 공유의 목적이 있습니다. 참조자에 팀장 이메일 주소가 들어있다면, '이 이메일은 팀장도 알고 있는 내용이구나.'라는 식입니다. 때문에 참조에 넣는다는 건 따로 보고서나 내용 공유를 하지 않아도 됩니다. 숨은 참조는 상대방에게 알리긴 과도하지만, 공유해야 할 사람이 있을 때 사용하면 좋습니다. 숨은 참조는 수신자는 알 수 없습니다.

 

예약 기능을 활용합니다.

이메일 기능 중 발송시간을 예약할 수 있습니다. 시간을 예약해 놓을 경우, 발송 전에 변경된 내용이 있으면 반영할 수 있습니다. 혹시 잊더라도 시간이 되면 자동으로 발송되니 누락할 일이 없습니다. 작성 후 바로 전송할 경우 놓치는 부분이 있을 수 있으니, 시간을 두고 전송하는 것도 하나의 노하우입니다.

 

발송하기 전 맞춤법을 검사합니다.

맞춤법, 띄어쓰기, 표준어, 외래어 표기 등에서 맞지 않는 구문은 발송된 메일의 신뢰성을 떨어뜨리게 됩니다. 발송 전에 여러 서비스들에서 제공하는 맞춤법 검사기로 메일에 오타가 없는지 확인하고 보냅니다.

 

정리

이메일 작성 방법을 알아봤습니다. 당연히 상황마다 다르게 응용되어 변경됩니다. 스타트업일 경우 양식이 정해져 있지 않은 경우도 많은데요. 표준화된 양식을 만들어서 팀원분들과 공유하길 추천드립니다. 이메일 서비스는 다양한 곳에서 이용 가능한데요. 다양한 서비스들을 살펴보시고 자신에게 맞는 서비스를 사용하시기 바랍니다.